Come già più volte sottolineato un buon report deve sempre avere indicatori il più possibile sintetici e rappresentativi. In ogni documento di monitoraggio delle performance risulta pertanto di fondamentale importanza inserire delle rappresentazioni molto sintetiche dell’andamento delle performance, una fotografia di dove siamo ad oggi relativamente a delle macro voci precedentemente individuate. L’Executive Summary.
L’Executive Summary potrà essere una tabella molto simile a quella vista la volta precedente.
Riprendiamo dunque l’esempio della volta scorsa. Poniamo però il caso che siamo nel corso dell’anno, ad esempio al 30 Aprile 2007. Supponiamo anche che l’azienda abbia 5 impianti di produzione dislocati lungo il territorio nazionale ed abbia una propria rete distributiva presente nelle principali città italiane..
Non entro nel merito di tutte le informazioni che sarebbe necessario avere per monitorare in modo esaustivo l’andamento degli impianti o della rete distributiva. Quello che qui voglio sottolineare è come può essere strutturata la reportistica. Semplifichiamo al massimo le informazioni e supponiamo che:
per gli impianti di produzione abbiamo:
- Ore lavorate
- Costi di produzione totali
- Costi per addetto
Per la rete distributiva abbiamo invece:
- Fatturato punto vendita
- Pezzi venduti punto vendita
- Prezzo medio applicato
- Costi singolo punto vendita
Un report ben strutturato ed esauriente dovrà necessariamente declinare queste informazioni per tutti gli impianti e i punti vendita ma ne uscirà necessariamente un documento molto articolato e lungo.
Fondamentale quindi è la funzione dell’Executive Summary che fornirà per tutti quegli indicatori, o una parte di essi, la situazione in modo aggregato. Possiamo pensare al report (o meglio al cruscotto) come ad una piramide alla sommità della quale abbiamo l’Executive Summary e, mano a mano che si scende e la piramide si allarga, abbiamo le stesse informazioni e generalmente altre di maggiore dettaglio, per singole aree geografiche, per prodotto, per impianto, per punto vendita, etc (figura 5).
La rappresentazione riportata è solo un esempio. In base alla struttura dell’azienda o alle esigenze informative potrebbe essere modificato magari mettendo i prodotti al posto delle aree geografiche. La struttura resta comunque questa con il livello di dettaglio minimo nell’Executive Summary e poi via via crescente.
Ma come può essere schematizzato L’Executive Summary?
Rimanendo nel nostro esempio riporto di seguito un possibile Executive Summary (Figura 6).
Un ottimo modo per consentire una lettura immediata dell’Executive Summary è colorare i delta di verde e di rosso. Chiaramente, se dovessimo trovarci di fronte a tutti delta colorati di rosso saremmo in grado di dedurre un andamento negativo senza nemmeno leggere i numeri. Vale il contrario se fosse tutto colorato di verde.
Nei cruscotti si fa spesso uso di elementi che siano in grado di dare una rappresentazione immediata di un andamento tipo colori (come sopra), simboli e pittogrammi, ad esempio le classiche faccine o immagini modello conta chilometri (figura 7):
I due esempi inseriti in figura 7 potrebbero essere messi come prima slide di un cruscotto e a seguire l’Executive Summary.
Ma cosa ci dice questo Executive Summary?
In estrema sintesi… Il dato cumulato anno (YTD – Year to Date) ci dice che l’ azienda cresce rispetto all’anno precedente ma è in leggero ritardo rispetto agli obiettivi fissati. Lo stesso dicasi per il mese corrente (MTD – Month to Date) che tuttavia presenta un rallentamento nelle performance rispetto all’YTD. In effetti nel mese di Aprile sia il fatturato che i volumi di vendita crescono meno di quanto non abbiano fatto nel cumulato anno. Essendo il prezzo medio applicato in linea con gli obj, il ritardo del fatturato è tutto dovuto a mancate vendite che hanno influito sui costi di distribuzione (minori rispetto alle stime fatte ad inizio anno) ma non su quelli di produzione perché evidentemente l’azienda ha comunque prodotto le quantità previste a budget facendo più magazzino.
Mi fermo qua, ma analisi di questo tipo (chiaramente con maggiori dettagli soprattutto sulle cause degli eventi rappresentati) sono fondamentali per comprendere a pieno quello che c’è dietro i numeri e soprattutto per intraprendere eventuali azioni correttive.
