Performance Management: sistemi di reporting e cruscotti aziendali
L’attività di reporting è fondamentale per poter tenere sotto controllo l’andamento delle principali variabili di business ed il rispetto degli obiettivi dati in sede di definizione del budget.
Nella strutturazione di un sistema di reporting valido ed efficace la condizione primaria è disporre di dati e raccogliere gli stessi in modo organico. A tal proposito possono verificarsi due situazioni diametralmente opposte in azienda:
- Non si dispone dei sistemi adeguati per poter raccogliere i dati di performance rilevanti: in questo caso prima di tutto occorrerà dotarsi di sistemi informativi e poi procedere con la strutturazione della reportistica.
- Si dispone di troppi dati, male organizzati e per questo poco gestibili: spesso si fa l’errore di pensare che basta disporre di tanti dati per poter realizzare un adeguato sistema di reporting. Tuttavia, a mio avviso, non è così, perché un sistema di reporting è efficace non quando presenta una quantità elevatissima di indicatori, ma quando ne presenta pochi, di facile leggibilità e comprensione e soprattutto in grado di evidenziare realmente l’andamento del business. Una buona base dati è il punto di partenza per il reporting, non è il reporting ed è inutile fare grossi investimenti per disporre di tantissimi input se poi non si è in grado o non si dispone di sistemi adeguati e persone preparate, per poter aggregare quegli input in output significativi.
E’ chiaro che il livello di dettaglio di un report dipenderà anche da chi poi lo deve leggere o utilizzare (generalmente, il dettaglio dell’informazione necessario diminuisce al salire nella gerarchia aziendale).
Una volta che si dispone dei dati necessari occorrerà organizzarli in report sintetici di facile lettura, identificando una serie di indicatori chiave (KPI: key performance indicator) che siano in grado di dare in modo chiaro ed univoco una fotografia dell’andamento delle performance dell’area di business che si sta analizzando.
I report prodotti a livello di singole funzioni/processi aziendali saranno chiaramente molteplici, in base ai fenomeni da monitorare, alle esigenze del management, etc. e con cadenze temporali variabili.
I vari report possono poi convergere del tutto o in parte in cruscotti aziendali che servono per dare al management una visione di insieme dell’andamento di tutte le principali variabili di business.
Una corretta gestione prevede che, ai vari livelli gerarchici, vengano organizzati dei momenti di condivisione delle performance (comitati di business). In questo ambito i cruscotti possono rappresentare la base di partenza per analisi e discussioni sull’andamento del business e:
- per l’individuazione di eventuali aree di criticità su cui intervenire in modo tempestivo
- per verificare il buon andamento di alcune variabili e complimentarsi con i diretti responsabili
Il reporting diviene dunque uno dei principali strumenti aziendali di motivazione delle risorse.
Nel primo caso, evidenziando le criticità e spingendo di conseguenza i responsabili delle aree in difficoltà ad individuare le motivazioni del cattivo andamento e fare meglio per riportare i risultati in linea con gli obiettivi. Nel secondo caso, gratificando chi sta conseguendo buoni risultati, spingendolo comunque a non mollare ma migliorare ulteriormente.
L’altro aspetto che emerge in modo chiaro è che il reporting non va inteso come semplice mezzo di raccolta ed esposizione di dati di performance, ma come vero e proprio strumento di comunicazione aziendale.
I cruscotti non devono fermarsi alle riunioni di direzione tra le prime linee ma devono assolutamente essere divulgati a tutti i livelli aziendali in modo che ognuno si possa rendere conto dell’andamento generale dell’azienda ed in particolare dell’andamento dell’area di business nella quale lavora.
Solo in questo modo ogni singolo dipendente si potrà sentire, per la parte di propria competenza, anch’esso artefice di un successo o responsabile di un insuccesso. In questo secondo caso la responsabilizzazione va chiaramente intesa in modo costruttivo come spinta a migliorare.
Come già specificato la volta scorsa, diversi punti di vista o integrazioni saranno ben accette e ottimo spunto di riflessione.
Alla prossima.
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2 comments for “Performance Management: sistemi di reporting e cruscotti aziendali”
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Il punto debole è però uno a mio avviso fondamentale ovvero la scelta dei KPI. Lì sono possibili tutti gli errori ed in genere è lì che devono intervenire le risorse umane di maggior valore.
Sono d’accordo. La scelta dei KPI rappresenta sicuramente uno step fondamentale nella realizzazione del sistema di reporting. Come ho anche scritto nel post, i KPI devono essere in grado di dare una fotografia chiara, univoca ed aggiungo, possibilmente immediata, dell’andamento delle performance. In caso contrario il report perde gran parte del suo valore e della sua funzione di comunicazione ed informazione. Come dici tu occorre quindi dedicare alla definizione dei KPI risorse e tempi adeguati.
Dare degli esempi concreti di definizione dei KPI non è certamente cosa facile in quanto variano in modo significativo in base al settore in cui opera l’azienda. Tuttavia prendendo spunto dalla tua precisazione, con tutte le semplificazioni del caso, proverò in futuro a dedicare un pezzo ad approfondire questo argomento.
Ciao a presto